Rangkuman Materi Surat Dinas
v Pengertian
Surat Dinas
Surat dinas
adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau sebuah lembaga yang
digunakan untuk keperluan kedinasan. Dalam surat dinas berisi tentang keperluan
kerja yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun instansi swasta.
v Fungsi
Surat Dinas
- Sebagai
pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja, surat izin dan surat
keputusan.
- Sebagai
duta organisasi atau instansi
- Sebagai
alat pengingat, baik kepada pemberi surat maupun penerima surat dinas
tersebut, itu sebabnya surat dinas harus selalu diarsipkan.
- Sebagai
bukti adanya perubahan dan perkembangan pada suatu instansi atau lembaga.
- Sebagai
alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
- Sebagai
alat pengikat
- Sebagai
arsip suatu instansi
v Ciri
Ciri Surat Dinas
Kita
dapat mengenali sebuah surat dari karakteristiknya yang berbeda dengan jenis
surat lainnya. Nah berikut ini ialah ciri-ciri surat dinas pada umumnya:
1. Terdapat
kepala surat “kop surat” serta nama instansi/lembaga pada bagian kepala surat.
2. Surat
dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran sebagai berkas pendukung.
3. Surat
dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta dibuat dalam format tertentu.
4. Pada
bagian surat terdapat salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan
dalam berkomunikasi melalui surat.
5. Surat
dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari instansi/lembaga yang
mengeluarkannya.
6. Ada
nomor surat
7. Lampiran
bisa ada bisa tidak
8. Format
surat tententu, biasanya format surat yang resmi
9. Pemakaian
EYD yang digunakan benar
10. Adanya
perihal yang jelas
11. Penggunaan
cap atau stempel asli dari kantor/instansi tempat surat dibuat
12. Pemakaian
media yang sesuai seperti ukuran, warna, jenis kertas, dan warna tinta
13. Bahasa
yang dipakai singkat, lugas, dan jelas
v Jenis-Jenis Surat Dinas
1. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang
digunakan untuk menyampaikan undangan atau pernyataan yang isinya mengharap
kehadiran seseorang atau sekelompok orang pada acara tertentu. Acara tersebut
bisa pelantikan, seminar, peluncuran produk, rapat, diskusi dan lainnya, dengan
menggunakan media tertulis (surat) sebagai bentuk penghormatan.
2. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang isinya ditujukan untuk banyak
orang dengan maksud menyampaikan hal – hal tertentu pada masyarakat, terkait
internal institusi maupun eksternal institusi. Surat edaran ini disebarkan
dengan cara mengirimkan surat pada pihak - pihak berkepentingan.
3. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang isinya mengenai permintaan
atau permohonan kepada pihak lain untuk suatu hal tertentu. Contoh surat
permohonan yakni, surat permohonan kepada pejabat tertentu untuk dapat
meresmikan suatu acara, surat permohonan izin, surat permohonan mutasi.
4. Surat Tugas
Surat
tugas adalah surat dari atasan atau pejabat berwenang yang ditunjukkan kepada
bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan tugas dan fungsi.
5. Surat Perintah
Surat
perintah kerja adalah surat yang dibuat oleh atasan atau pejabat berwenang yang
ditunjukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu
6. Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat perintah perjalanan dinas digunakan sebagai kelengkapan keterangan terhadap seseorang dalam melaksanakan tugas perjananan tugas dinas tertentu.
Surat Keputusan
Surat keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu instansi atau lembaga berkaitan dengan kebijakan instansi atau lembaga tersebut
8. Memorandum atau Nota Dinas
Memo (memorandum) juga sering dikenal seabgai nota dinas.
Memo berasal dari kata memory yang
berarti ingatan atau pengingat, dan kata nota berasal dari kata note (bahasa
inggris) yang artinya catatan. Jadi, memo atau nota dinas ini adalah macam
surat dinas yang khusus untuk menyampaikan pesan yang digunakan sebagai
pengingat dan dilakukan di dalam satu lingkungan instansi atau lembaga.
Download Surat Undangan Download Surat Perintah Kerja
No comments:
Post a Comment