Kebutuhan dan Perencanaan Sumber Daya Usaha

Menurut Peter Drucker, dalam menetapkan suatu tujuan, ada delapan unsur manajemen yang harus diperhatikan:

1. Posisi Pasar

Cakupan pasar yang dikuasai oleh perusahaan dapat diketahui dengan melihat seberapa besar langganan produk, bagian pasar, dan saluran distribusi yang dapat dikuasai

2. Produktivitas

Produktivitas merupakan hubungan antara input dan output yang dicapai dan menunjukkan efisiensi perusahaan

3. Sumber daya fisik dan keuangan

Sumber daya fisik dan keuangan dapat berupa teknologi yang digunakan dan sumber daya yang diperlukan, sedangkan unsur keuangan merupakan besarnya posisi keuangan yang dimiliki

4. Profitabilitas 

Profitabilitas merupakan pencapaian tujuan yang dihitung dengan berapa besar keuntungan yang diterima dengan melakukan riset dan menerima kompensasi

5. Inovasi 

Inovasi merupakan pembaharuan-pembaharauan yang dilaksanakan dengan mengeluarkan produk baru/teknolodi yang lebih canggih dan didasarkan pada kebutuhan yang terus bertambah

6. Prestasi dan pengembangan manajemen dengan memperhatikan pada kualitas manajemen

Sistem manajerial yang tertata baku dalam perusahaan harus tetap dipertahankan dan diaplikasikan kepada semua bagian dalam perusahaan agar prestasi perusahaan tetap terjaga

7. Prestasi dan sikap

Manajemen harus menetapkan tujuan-tujuan yang menyangkut faktor-faktor sikap dalam pencapaian efektifitas kerja

8. Tanggung jawab solusi dan publik

Perusahaan memiliki tanggung jawab kepada konsumen secara luas, yaitu memberikan pelayanan dan produk yang bermanfaat bagi publik/konsumen yang luas.

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Menurut George R. Terry dalam bukunya Principle of Management, ada enam unsur dalam manajemen yaitu Man, Money, Material, Machine, Method, Market. Untuk mengetahui bagaimana penerapan 6M ini, kita perlu menelusurinya satu per satu. Berikut perincian 6M menurut Jurnal Administrate.

1. Man (Manusia)

Manusia merupakan faktor paling menentukan dalam manajemen wirausaha. Tidak ada bisnis yang berjalan tanpa manusia.

Manusialah yang menentukan target dan manusia juga yang berusaha mencapai target tersebut. Tanpa manusia, tidak ada proses kerja, karena pada dasarnya manusia adalah makhluk yang bekerja.

Oleh karena itu, manajemen muncul karena orang-orang yang bekerja sama di dalamnya untuk mencapai target.

Contohnya dalam hal ini, manusia yang dimaksud adalah dirimu sendiri sebagai pemilik usaha. Ketika usahamu berkembang, mau tak mau kamu harus merekrut tim untuk membantumu.

Dengan bertambahnya manusia di dalam usahamu, maka kamu harus menciptakan sistem untuk mengatur sumber daya manusia. Mulai dari mengurus upah, jam kerja, pengawasan, dan sebagainya.

2. Money (Uang/Modal)

(Foto ilustrasi uang. Sumber: SIRCLO Photo Stock)

Uang merupakan penunjang penting dalam sebuah bisnis. Ia merupakan alat tukar, ukuran nilai, dan seringnya dijadikan acuan dalam menentukan target usaha.

Uang menjadi target pencapaian, tetapi juga menjadi alat untuk mencapai target tersebut. Ia diperlukan untuk membiayai sejumlah alat produksi, membayar upah sumber daya manusia, hingga membiayai pemasaran.

Ketika memulai wirausaha, kamu membuat daftar kebutuhan tentang apa saja yang harus ada untuk menjalankan usahamu.

Kamu mengalkulasikannya, kemudian mencocokkan dengan bujet yang kamu miliki. Tentunya hasil usahamu harus dapat mendatangkan uang lebih banyak ketimbang besaran modal yang sudah dikeluarkan.

Ketika terus terjadi perputaran uang pada usahamu, kamu membutuhkan manajemen keuangan yang baik. Jika manajemen keuangan dilakukan dengan buruk, tentu akan menyebabkan kehancuran usahamu.

3. Material (Bahan)

Material terdiri dari bahan mentah, bahan setengah jadi, dan bahan jadi. Bahan diperlukan untuk melakukan produksi.

Dalam dunia usaha, untuk mencapai hasil terbaik, dibutuhkan kombinasi manusia yang ahli di bidangnya dengan material yang bagus.

Material dan manusia tidak dapat dipisahkan. Tanpa materi, hasil yang diinginkan tidak akan tercapai.

Semisal kamu memulai usaha bakeri. Berarti materi yang dibutuhkan seputar terigu, telur, ragi, mentega, dan bahan-bahan lainnya.

Sebagai pemilik usaha, kamu—atau SDM yang kamu upah—harus dapat mengolah bahan-bahan tersebut menjadi sebuah roti.

4. Machine (Mesin)

(Foto mesin produksi. Sumber: Freepik.com)

Mesin juga sangat dibutuhkan dalam kegiatan wirausaha. Untuk mengolah material, setidaknya dibutuhkan sejumlah alat, salah satunya mesin.

Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar dan menciptakan efisiensi kerja.

Dengan adanya kemajuan teknologi, manusia tidak lagi sebagai asisten mesi seperti sebelum Revolusi Industri terjadi. Kini, mesin telah mengubah posisinya menjadi penolong manusia.

Kembali pada contoh kamu sebagai pemilik usaha bakeri. Ketika mengolah bahan menjadi roti, kamu mungkin mencampurkan terigu dan telur dengan alat manual.

Dengan bertambahnya pesanan, kamu pun menggunakan mesin berupa mixer agar lebih efisien dalam bekerja. Oven untuk memanggang roti pun terhitung sebagai mesin produksimu.

5. Method (Metode)

Metode merupakan prosedur kerja yang akan membuat pekerjaan berjalan dengan lancar. Penentuan metode dilakukan berdasarkan kebutuhan bisnis.

Dalam menentukan metode, perlu untuk mempertimbangkan sejumlah hal. Mulai dari sasaran, fasilitas, penggunaan waktu, hingga biaya yang dikeluarkan.

Perlu diingat, sebagus apa pun metode kerja yang kamu buat, jika manusia yang melakukannya tidak kompeten, metode itu pun akan sia-sia.

Kembali lagi ke faktor manusia, bahwa manusia yang dipilih haruslah memiliki keahlian sesuai dengan bidang usaha.

Kamu sebagai pemilik usaha bakeri, misalnya, harus menerapkan tahapan kerja: kapan terigu, telur, dan mentega disatukan, berapa lama didiamkan di dalam oven, dan sebagainya. Dengan metode yang jelas, karyawanmu pun tahu apa yang harus dilakukan selanjutnya.

6. Market (Pasar)

(Foto proses diskusi bisnis. Sumber: Freepik.com)

Pasar merupakan tempat sebuah usaha menyebarluaskan informasi mengenai produknya. Di pasar pun terjadi transaksi jual-beli.

Memasarkan produk sangat penting untuk dilakukan. Jangan sampai kamu sudah lelah memproduksi barang, tetapi tidak ada yang tahu mengenai keberadaan produkmu.

Dengan melakukan pemasaran, produkmu akan diketahui. Pasar akan menerima produkmu, lalu terjadi transaksi. Agar kamu dapat menguasai pasar, maka pasar dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen serta daya beli.

Contohnya, kamu sudah membuat roti dengan beraneka rasa. Berarti kamu harus memperkenalkannya kepada orang banyak agar terjual.

Namun, banyak hal yang harus dilakukan jika rotimu ingin laris. Mulai dari riset pasar, menentukan segmentasi pasar, menentukan harga yang sesuai, dan masih banyak lagi.

Dokumen Administrasi Formulir untuk usaha

Pengertian Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap dan ada beberapa bagian yang diisi dengan irformasi yang tidak tetap.

Manfaat Membuat Formulir

Formulir memiliki beberapa manfaat untuk kegiatan usaha seperti:

1. Menghemat waktu dan tenaga dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3. Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan

4. Mengurangi kegiatan fotokopi

Fungsi Formulir

Formulir memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Mencari suatu keterangan tertentu

2. Menghimpun data yang sama

3. Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

4. Bukti fisik

5. Dasar petunjuk untuk bekerja

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Formulir

Pembuatan formulir harus dilakukan dengan baik, dan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai keguanaan yang jelas

2. Perhatikan efektifitas dan efisiensi formulir karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir

3. kada standardisasi dalam pembuatan formulir

4. Kata tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5. Formuir dibuat sederhana

6. untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

7. Harus ada judul formulir

8. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10. Perancangan design formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

Jenis-Jenis Formulir untuk Usaha

Formulir dalam kegiatan usaha dibagi menjadi dua bagian yaitu sebagai berikut:

a. Formulir internal

    Formulir internal adalah formulir yang digunakan di dalam lingkungan usaha. contohnya:

            1. Formulir bidodata karyawan 

            2. Formulir penerimaan upah atau gaji

            3. Formulir checklist

            4. Formuir pesanan

b. Formulir eksternal

            1. Formulir isian bank

            2. Formulir SPT Pajak

            3. Formulir pendaftaran izin usaha

            4. Formulir pengajuan kredit usaha

    

    

Mengenal Ekonomi Kreatif

 Secara garis besar, ada tiga gambaran ciri-ciri era Revolusi Industri 4.0 dalam menjalankan usaha:

1.  Inovasi dapat dikembangkan dan menyebar jauh lebih cepat dibandingkan sebelumnya

2. Penurunan biaya produksi yang marginal dan munculnya platform yang dapat menyatukan dan mengosentrasikan beberapa bidang keilmuan, serta terbukti dapat meningkatkan output pekerjaan

3. Revolusi secara global akan memiliki pengaruh besar dan terbentuk di hampir semua negara di dunia.

Sementara itu, tantangan utama para wirausaha pada era Revolusi Industri 4.0 tersebut adalah VUCA World. secara terperinci VUCA dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Votality, yaitu perubahan kejadian yang sangat cepat dalam berbagai hal, seperti sosial, ekonomi dan politik

2. Uncertainty, yaitu sulitnya memprediksi isu dan peristiwa baik yang terjadi saat ini maupun di masa yang akan datang

3. Complexity, yaitu adanya gangguan dan kekacauan yang mengelilingi setiap organisasi

4. Ambiguity, yaitu beban berat realitas dan makna yang berbaur dari berbagai kondisi yang ada atau sebuah keadaan yang terasa mengambang dan kejelasan yang masih dipertanyakan.

VUCA secara tidak langsung menciptakan suatu tren baru yang penting untuk dipahami oleh wirausaha. Jika dulu orang mencari perusahaan yang akan memberinya kerja, kini justru sebaliknya, perusahaanlah yang mencari orang terbaik untuk bekerja di tempatnya. Jika dulu mesin, modal, dan kondisi geografis menjadi sebuah keunggulan, sekarang karyawan yang bertalentalah yang menjadi keunggulan perusahaan.

Berikut adalah empat langkah persiapan menghadap VUCA yang direkomendasikan oleh Prof. Andreas Raharso:

1. From best practises to next practises. Wirausaha perlu melakukan eksperimen baru dan mempersiapkan tantangan di masa depan

2. From fear to brave. Wirausaha harus berani untuk membuat keputusan dan melakukan eksperimen langkah baru

3. From "know it all" to "learn it all". Wirausaha harus mengubah pola pikir dari cukup mengetahui sebuah bidang menjadi mempelajari berbagai bidang yang berhubungan dengan cakupan usaha

4. From "we are under threats" to "we have opportunities". Wirausaha harus mengubah pandangan pada suatu hal yang awalnya dianggap sebuah ancaman bagi usaha menjadi suatu peluang yang potensial

Ekonomi Kreatif merupakan suatu kegiatan ekonomi dalam masyarakat yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk menghasilkan ide dan tidak hanya melakukan hal-hal yang rutin dan berulang.

Studi ekonomi kreatif terbaru menjabarkan ekonomi kreatif sebagai berikut:

a. ekonomi kreatif mendorong peningkatan pendapatan, penciptaan pekerjaan, dan pendapatan ekspor sekaligus mempromosikan kepedulian sosial, keragaman budaya, dan pengembangan manusia

b. ekonomi kreatif mengikutsertakan aspek sosial, budaya dan ekonomi dalam pengembangan teknologi, hak kekayaan intelektual serta pariwisata

c. ekonomi kreatif merupakan kumpulan aktivitas ekonomi berbasis pengetahuan dengan dimensi pengembangan dan keterhubungan lintas sektoral pada level ekonomi mikro dan makro secara keseluruhan

d. ekonomi kreatif merupakan suatu pilihan strategi pengembangan yang membutuhkan tindakan lintas kementrian dan kebijakan yang inovatif

e. pada jantung ekonomi kreatif terdapat industri kreatif

Tugas

1. Jelaskan gambaran ciri-ciri wirausaha pada era Revolusi Industri 4.0!

2. Jelaskan yang dimaksud dengan Vaolatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity!

3. Jelaskan empat langkah VUCA yang direkomendasikan oleh Prof. Andreas Raharso

4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ekonomi kreatif!

5. Jelaskan penjabaran mengenai ekonomi kreatif!

Dasar-Dasar MPLB Part 2

 Pengertian Layanan Bisnis 

Layanan bisnis merupakan proses pemberian layanan kepada pelanggan/konsumen baik yang bersifat materi maupun non materi untuk pemenuhan kepuasan pelanggan

Pengertian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

merupakan penerapan fungsi manajemen dalam proses pemberian layanan kepada pelanggan/kolega untuk mencapai kepuasan pelanggan dalam memenuhi kebutuhannya.

Jenis Layanan Bisnis

1. Jenis layanan berjalan 

merupakan pelayanan terhadap pelanggan yang dilakukan bertemu langsung secara fisik dengan pelanggan. Customer/pelanggan harus datang ke kantor customer service(CS) dan menyampaikan keluhannya atau kebutuhannya. 

2. Layanan Pelanggan Melalui Email dan Telepon

Perkembangan bisnis sekarang ini sudah masuk dalam era digitalisasi. Untuk menghemat biaya dan menerapkan layanan pelanggan virtual, tren yang sekarang ini digunakan untuk layanan pelanggan adalah dengan menggunakan layanan call service dan email untuk memudahkan penyampaian keluhan. Seperti contoh layanan pelanggan PLN, Telkom dan layanan pembelian online.

3. Layanan Melalui Livechat 

merupakan jenis layanan yang secara langsung dapat dilakukan berupa obrolan yang telah dipersonalisasi antara customer dan departemen layanan (CS). Livechat bisa membuat percakapan dan keterlibatan secara langsung atau real- time. Pelanggan dengan zona waktu berbeda tidak perlu menunggu jam kerja untuk menyampaiakan keluhan, sebab livechat menwarkan aksesibilitas sepanjang waktu.

4. Layanan self-service.

Jasa layanan mandiri merupakan departemen customer service yang memberikan pelayanan lebih instan, ramah dan akurat, pelanggan mampu menyelesaikan masalahnya sendiri. Keunggulan dari jenis layanan seperti ini dilihat dari pelanggan adalah solusi terhadap masalah yang dihadapi dapat ditentukan oleh pelanggan itu sendiri.

5. Layanan pelanggan melalui komunitas dan forum.

Komunitas dan forum adalah kanal layanan pelanggan yang dibangun oleh pengguna jasa layanan/produk. Untuk penggunaan layanan ini sebuah bisnis/usaha harus mampu menciptakan pengikut dan komunitas yang lebih besar berdasarkan brand yang mereka miliki. 

Jenis Bisnis

1. Berdasarkan jenis aktivitasnya:

  a. Bisnis Ekstraktif 

        adalah aktifitas bisnis yang penggerakannya di bidang pertambangan dengan melakukan penggalian bahan- bahan tambang yang ada di dalam dan terkandung di perut bumi. seperti batu bara, emas, besi, intan, dll

            

 b. Bisnis Agraris 

        adalah kegiatan bisnis yang pergerakannya pada bidang pertanian, peternakan, perkebunan, perikanan dan kehutanan. 

 c. Bisnis Industri merupakan usaha dalam bidang industry manufaktur yang memproduksi barang.

    

 d.  Bisnis Jasa adalah aktivitas usaha yang menghasilkan produk tidak dalam bentuk fisik.

2. Berdasar kegunaannya: 

  a. Form Utility (kegunaan bentuk)

adalah bisnis yang berupaya mengubah suatu benda menjadi benda lain dengan bentuk yang tidak sama sehingga lebih bermanfaat untuk manusia, seperti meubel, garment dan lain sebagainya   

                

  b. Place utility ( kegunaan Tempat ) 

merupakan bisnis yang menjalankan pemindahan suatu barang dari satu tempat ke tempat lain sehigga memiliki manfaat lebih.

 c. Time Utility (kegunaan waktu) 

adalah bidang bisnis yang memberikan manfaat waktu terhadap keberadaan suatu barang seperti peti kemas

d. Posisesion Utility (kegunaan pemilikan) 

merupakan jenis usaha untuk membuat atau memenuhi kegunaan pemilikan pada suatu barang atau jasa. Seperti pertokoan, perdagangan atau jual beli. 

3. berdasarkan motifnya 

dapat dikalsifikasikan menjadi dua yakni bisnis berorientasi yang merupakan bidang bisnis yang berorientasi pada keuntungan/profit dan bisnis tidak berorientasi merupakan bidang bisnis yang berorientasi pada nirlaba seperti contoh yayasan, organisasi social, lembaga swadaya masyarakat dan lainnya.

4. Berdasarkan bentuknya 

berbadan hukum seperti  PT, Yayasan, Koperasi dan sejenisnya serta bisnis yang tidak berbadan hukum seperti firma, CV 

Tujuan Bisnis

a.   Ingin memenuhi berbagai macam kebutuhan hidup.

b.   Untuk menambah kesejahteraan dan kemakmuran keluarga.

c.   Untuk memenuhi kebutuhan pencitraan diri maupun usahanya agar semakin dikenal dimasyarakat.

d.   Untuk     mempertahankan     kelangsungan     usaha     sehingga     mampu terus berdiri/berjalan.

e.   Adanya operasional dalam kegiatan

f.  Usaha yang dijalankan secara mandiri mampu menopang kebutuhan sendiri

g. Tujuan lain dari penyelenggaraan bisnis untuk memperoleh simpati atau pencitraan.

Manfaat Bisnis

a. memperoleh penghargaan atau pengakuan

b. kesempatan menjadi bos untuk diri sendiri

c. Menggaji diri sendiri

d. Masa depan lebih cerah

Inspirasi Wirausaha yang Sukses di Usia Muda

Saat ini, profesi wirausaha sudah banyak digeluti oleh kalangan usia muda, bahkan dianataranya sudah dapat membperoleh kesuksesan di usia muda. Untuk menjadi pengusaha di usia muda, memang tidak mudah, tetap dengan perjuangan ekstra, kesuksesan tersebut dapat diraih oleh siswa. Ada perjuangan lebih yang perlu dilakukan seorang siswa yang ingin menjadi wirausaha, misalnya mengisi waktu luang dengan membuat produk dan memasarkannya. Berikut merupakan profil wirausaha muda sukses:

Kisah sukses James Prananto sebagai pendiri Kopi Kenangan menjadi inspirasi bagi banyak orang. Kopi kenangan merupakan sebuah perusahaan Food and Beverage yang menjadi unicorn pertama di bidang makanan dan minuman di Asia Tenggara.

Kini, Kopi Kenangan telah menjadi sebuah merek yang digandrungi oleh para penikmat kopi di Indonesia. Kopi kenangan juga sudah tersebar di berbagai kota dengan total kurang lebih sebanyak 600 gerai.

James menyadari bahwa banyak orang Indonesia yang gemar meminum kopi. Dari situlah, ide untuk mendirikan Kopi Kenangan lahir. James dan temannya Edward pun membuat sebuah kedai kopi yang menjual kopi berkualitas dengan harga yang lebih terjangkau.Kedai kopi pertama di tahun 2017 dan mendapat sambutan yang cukup baik.

Kedai tersebut awalnya hanya menjual sekitar 700 cangkir kopi saja. Seiring berajalannya waktu. bisnis tersebut berkembang hingga berhasil menjual 3 juta cangkir kopi tiap bulannya. Mulai dari situ, bisnis kopi tersebut mendapatkan pendanaan awalnya sebesar USD 8 Juta atau sekitar Rp 114,8 Miliar dari Alpha JWC Venture.

Setelah mendapatkan suntikan dana tersebut, Kopi Kenangan semakin berkembang dan memiliki lebih dari 60 gerai. Pada Desember 2021 lalu, Kopi Kenangan mendapatkan pendanaan sebesar USD 96 juta atau setara dengan  Rp 1,37 trliliun dan menjadikannya sebagai bisnis Food and Beverage pertama di Asia Tenggara yang menyandang gelar Unicorn

Itulah sedikit kisah sukses James Prananto sang pendiri Kopi Kenangan yang sukses hingga saat ini.

sumber: https://entrepreneur.bisnis.com

Definisi Kewirausahaan dan Wirausaha

 Pengertian Kewirausahaan 

Pengertian menurut keputusan Menteri Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Nomor 961/KEP/M/N/1995 adalah semangat, sikap, perilaku, dan kemampuan seseorang untuk menangani usaha atau kegiatan yang mengarah pada upaya mencari, menciptakan, menerapkan cara kerja, teknologi, dan produk baru dengan meningkatkan efiesiensi dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik atau memperoleh keuntungan yang lebih besar.

Pegertian umum kewirausahaan adalah kemampuan dan tindakan untuk menciptakan sesuatu yang dapat memberikan peluang dan nilai tambah. 

Pengertian Wirausaha

Wirausaha adalah orang yang dapat menciptakan peluang dan nilai tambah melalui gagasan abru, memadukan sumber daya, dan merealisasikan gagasan tersebut menjadi kenyataan.

Ciri-Ciri Wirausaha Sukses

1. Percaya diri (kepercayaan, Mandiri, Optimis)

2. Berorientasi tugas dan hasil (haus akan prestasi, tekun dan tabah, kerja keras, enerjik, penuh inisiatif)

3. Pengambil resiko  (suka pada tantangan)

4. Kepemimpinan (mampu memimpin, dapat bergaul dengan orang lain, menanggapi saran dan kritik)

5. Keorisinilan (inovatif, kreatif, fleksibel, serba bisa)

6. Berorientasi ke masa depan (berpandangan ke depan, Perseptif atau cerdik)

Karakter Wirausaha Sukses

1. Memiliki motivasi untuk berprestasi : pekerja keras, tidak menyerah, semangat, komitmen

2. Berorientasi ke masa depan: visioner, berpikir positif, memiliki pengetahuan yang luas

3. Memiliki jiwa kepemimpinan yang unggul : berani bertindak, membangun tim yang baik, berpikir dan berjiwa besar, berani mengambil resiko, memiliki mentor, berpikir terbuka, kepercayaan

4. Memiliki jaringan usaha yang luas: jaringan kerja, banyak teman, kerja sama

5. Tanggap dan kreatif menghadapi perubahaan : berpikir kritis, menyenangkan, proaktif, kreatif, inovatif, efisien, produktif dan orisinal

Dasar-Dasar MPLB Part 1

Pengertian Kantor

Secara statis yaitu tempat kerja, ruang kerja biro, markas, instansi, badan, perusahaan maupun tempat menyelenggarakan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan serta pendistribusian data/informasi

Secara dinamis yaitu proses-proses dalam penyelenggaraan kegiatan seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun pendistribusian data

Fungsi Kantor

1. Fungsi Utama Kantor

    a. Menerima informasi baik internal maupun eksternal

    b. merekam informasi

    c. mengelola informasi

    d. mendsitribusikan informasi

2. Fungsi Pendukung

    a. Melaksanakan fungsi manajemen (Planning, Orgaizing, Actuating, dan Controlling)

    b. Merancang sistem dan prosedur kantor

    c. Mengendalikan formulir kantor

    d. Mengendalikan karyawan kantor

    e. Menjamin ketersediaan alat tulis kantor

    f. Menjamin ketersediaan peralatan, furniture, dan mesin kantor

    g. Menjamin keamanan aset

    h. Melaksanakan humas

Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran merupakan proses merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi aktivitas kantor dalam mewujudkan kantor sebagai penyedia layanan informasi dan komunikasi untuk membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan efisien

Asas-Asas Manajemen Perkantoran

    a. Asas sentralisasi (semua pekerjaan dipusatkan pada satu bagian tersendiri, biasanya jenis 

        pekerjaan yang bersifat umum, seperti tata persuratan , pengeloaan dokumen dan informasi.

    b. Asas Desentralisasi (asas yang membagi jenis kegiatan kantor ke dalam beberapa bagian/unit 

        kerja. Masing-masing bagian atau unit kerja menangani jenis pekerjaan yang berbeda.

    c. Asas Dekonsentralisasi (gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi)

MATERI MAIL MERGE

 

Materi Mail Merge dapat didownload pada link di bawah ini:

https://drive.google.com/file/d/164is4lnu2uvwJiASDhQ1mitsCDJExEM-/view?usp=sharing

Rangkuman Microsoft Excel

 Rangkuman Materi Microsoft Excel dapat didownload pada link di bawah ini:

DOWNLOAD

Regulasi Kepegawaian

 Materi berbentuk pdf untuk Regulasi Kepegawaian dapat di download pada link di bawah ini:

https://drive.google.com/file/d/1gcUlE_J_lj8RDSNMuTeuHsW8m0Alz4nH/view?usp=drivesdk

Untuk mateti bentuk video dapat dilihat atau didownload pada link berikut:

https://youtu.be/dKlNzkNLnD8

Microsoft Word

 Materi Microsoft Word dapat didownload pada link di bawah ini:

https://drive.google.com/file/d/1Iw288Q-WddSygNfL8_Pyfm8zrYVzpLdO/view?usp=sharing

Pengenalan Komputer

 Materi Pengenalan Komputer dapat didownload pada link di bawah ini

https://drive.google.com/file/d/1aZBd_m9UB5a6nznZvROietCD31KVm8C2/view?usp=sharing

SISTEM ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Materi Sistem Administrasi Kepegawian dapat didownload disini:
DOWNLOAD

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

 Materi Ruang Lingkup Admnistrasi Kepegawaian dapat didownload disini!

DOWNLOAD

FUNGSI ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

Materi Fungsi Administrasi Kepegawaian dapat didownload disini!

DOWNLOAD

Penghargaan Pegawai

 Materi Penghargaan Pegawai Mata Pelajaran OTK Kepegawaian Kelas XII 

DOWNLOAD

Mengisi Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)

 Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)

Menelepon adalah salah satu aktivitas yang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan manusia, dengan menggunakan perangkat elektronik kita dapat berhubungan informasi lisan dengan orang dengan cepat dan mudah.D alam suatu perusahaan aktivitas hubungan informasi telepon merupakan hal yang sangat penting, karna setiap perusahaan yang terkait akan mendapatkan berbagai informasi dari perusahaan lain melalui aktivitas telepon dari seorang sekretaris perusahaan.

Untuk itu seorang sekretaris harus selalu standby di meja kerjanya untuk menerima berbagai informasi dari beberapa clien dan consumer dari perusahan lain atau kantor lain.  Dalam penangan telpon masuk dan telpon keluar harus sudah  anda dikuasai oleh seorang sekretaris. Salah satunya tentang etika dalam bertelepon serta prosudur atau langkah-langkah bertelepon yang baik dan  benar. 

Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggilan telepon dari luar ke dalam kantor atau perusahaan. Jadi telpon masuk dapat diartikan menerima informasi dari klien atau konsumen dari pihak luar ke dalam kantor atau perusahaan kita.

Banyak sekali langkah-langkah dalam penangan telepon masuk yang perlu kamu ketahui bagi seorang sekretaris profesional, salah satu bagian yang paling penting adalah isi pesan yang disampaikan oleh si penelepon, karna tujuan dari komunikasi telepon adalah menyampaikan pesan dari seseorang keorang lain (dari pemberi pesan ke penerima pesan) Isi pesan yang telah kamu terima harus kamu catat dengan lengkap di block note, serta penyalinan ulang pesan pada lembar pesan telepon (LPT) yang harus segera disampaikan oleh seorang sekretaris kepada pimpinannya.

 

Apa lembar block note dalam bertelepon? Lembar block note adalah lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan oleh si penelepon secara singkat dan padat, namun masih berbetuk coretan yang digunakan sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada LPT (lemar pesan telepon)

Untuk itu apabila terdapat informasi yang tidak lengkap atau anda tidak memahaminya secara jelas, hendaklah melontaran pertanyaan kepada pihak penelepon agar tidak terjadi kesalahan dalam penyamapaian informasi nantinya. Agar proses pencatatan di block note lebih cepat kamu harus menguasai penulisan yang cepat pula seperti ilmu stenografi, karna tidak mungkin si penelepon harus mengejakan informasi ke anda agar bisa dicatata di block note, atua anda terus memerintahkan pengulangan informasi, hal ini kurang etis dilakukan bagi seorang sekretaris profesional.

Apa itu lembar LPT dalam bertelepon?

Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah lembar informasi pesan yang resmi yang ditujukan kepada si penerima pesan (direktur, Bos, atau pimpinan kantor). semua informasi yang ada pada LPT (lembar pesan telepon) harus sesuai dengan block note.  Cara penyerahan LPT (Lembar pesan telepon) ke pimpinan dengan cara diletakkan di meja pimpinan atau direktur, namun demikian, kamu juga harus tetap menginformasikan atau mengingatkan bos atau atasanmu.

Nah, dalam kesempatan kali ini, admin akan mengulas bagaimana cara pencatatan pesan kedalam block note serta bagaimana proses penyalinan ulang kedalam LPT agar mudah dimengerti oleh pimpinan anda. Untuk memahami hal tersebut, mari kita simak ulasan berikut ini.

 

Cara Mengisi Lembar Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT) dengan benar

 

Sebelum menerima penangan telepon masuk, kamu harus sudah mempersiapkan lembar block note, karna pesan yang disampaikan harus kamu catata secara lengkap, hendaklah seorang sekretaris mengangkat ganggang telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan mencatat segala bentuk pesan yang disampaikan pada lembar block note.

Pencatatan informasi pesan telepon ini hanya berlaku apabila si penerima pesan telepon tidak ada di tempat atau pimpinan anda tidak ada di kantor atau perusahaan sehingga tidak bisa disambungkan melain meninggalkan pesan telepon kepada anda yang akan anda teruskan kepada pimpinan nantinya berupa lembar LPT.

 

Prosudur penangan telpon masuk ketika pimpinan tidak ada ditempat dimulai dengan tawarkan untuk meninggalkan pesan, salanjutnya catat pesan di block note, salanjutnya konfirmasi pesan agar lebih jelas, selanjutnya tanyakan informasi lain, bila ada, langkah selanjutnya yakinkan pesan akan segera anda sampaikan, selanjutnya ucapkan terima kasih dan salam, selanjutnya tutup ganggang telepon dengan pelan, baru selanjutnya menyalin informasi yang kamu peroleh di block note ke LPT serta serahkan lembar LPT kepada pimpinan.

Jadi antara block note dan lembar LPT harus saling berkesinambungan, agar dapat mengisi lembar LPT dengan benar tentu kamu  harus mencatat informasi pesan dengan lengkap pada block note. Berikut ini cara penulisan block note dan LPT, ulasannya sebagai berikut.

 

#Cara pencatatan pesan ke block note dangang lengkap

Ketika akan mengangkat sebuah telepon masuk, maka kamu harus telah standby dengan pena dan block notemu. Dalam pencatatan block note, kamu harus mencatan beberapa isi pesan dengan lengkap, setidaknya kamu harus mencantumkan 9 isi penting dalam block note yang terdiri dari.

1. Hari dan tangal proses telpon tejadi
2. Kepada siapa isi pesan itu ditujukan
3. Waktu terjadinya proses telpon terjadi
4. Dari siapa pesan itu di buat
5. Jabatan si pembuat pesan
6. Dari perusahaan atau kantor mana si pembuat pesan dengan alamat yang jelas
7. Nomor telepon
8. isi pesan yang akan disampaikan, isi pesan sangat bervariasi tergantung apa yang disampaikan oleh sipenelpon, tetapi jika jenis isi pesan berupa agenda pertemuan atua rapat atau sejenisnya, maka kamu harus mencatumkan isi pesan dengan hari dan tanggal pertemuan, waktu serta tempat lokasi rapat diselenggarakan.
9. Dan yang terakhir yaitu tanggal batas konfirmasi pesan oleh perusahan anda

Berikut ini contoh dari block note yang di sampaikan oleh perusahan PT Udang galah oleh bapak Syamsul Bahri kepada bapak Rendi Komarudin (ka. Bag. Pemasaran di kantor anda), dengan maksud pesan yaitu ingin mengadakan jamuan makan siang pada hari minggu, tanggal 29 Agustus 2021, pukul 12.00 WIB di Restoran Sunda Rasa,  Jl. Siliwangi No.445 Bandung, konfirmasi pesan paling lambat hari sabtu pada tanggal 28 Agustus 2021.

Block note   Ibu Fika, sekr. Bpk. Syamsul Bahri dir. PT Udang galah   Bpk. Syamsul Bahri mengundang Bpk. Rendi Komarudin untuk makan siang di Res, Sunda Rasa Jl. Siliwangi No.445 Bandung. Hari minggu, 29-08-2021, jam 12.00. Bpk. Syamsul Bahri menunggu konfirmasi paling lambat hari sabtu.   Tel 08534487654, Jl. Udang Tampoi V No. 333 A, Jambi                                                                                                            Jumat, 20-08-2021                                                                                                            09.30

#Cara penyalinan pesan ke LPT (lembar pesan telepon) dengan benar

Untuk dapat mengisi lembar LPT (lembar pesan telepon) kamu harus menyesuaian dengan infromasi yang kamu dapatkan di Block note, untuk pengisian LPT cukuplah mudah karna kamu hanya perlu menyalin kembali informasi yang ada diblock note kedalam lembar pesan telepon (LPT), yang perlu kamu perhatikan dalam penulisan lembar LPT adalah pesan yang ditulis haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting – penting saja yang perlu kamu tulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah diisi sesuai dengan block note di atas.

LEMBAR PESAN TELEPON
Hari/tanggal : Jumat, 20 Agustus 2021 Kepada         : Bpk. Rendi Komarudin Jabatan        : Ka. Bag. Pemasaran	Waktu            : 09.30 Dari               : Bpk. Syamsul Bahri Jabatan          : Direktur Perusahaan    : PT Udang Galah No. Telepon    : 08534487654
PESAN   Diundang makan siang, pada : Hari, tanggal : Minggu, 29 Agustus 2021 Waktu            : 12.00 WIB Tempat          : Restoran Sunda Rasa, Jl. Siliwangi No.445 Bandung   Konfirmasi ditunggu pada hari sabtu, 28 Agustus 2021
Diterima oleh : Desi Mardianti / Sekretaris

 

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan bagaimana cara mengisi pesan ke dalam block note dan LPT, intinya seluruh pesan yang disampaikan oleh penelepon harus tercantum dalam kedua lembar tersebut.

 

Tips – agar dapat mencatat pesan yang disampaikan dengan cepat berlatihlah terus menulis dengan cepat menggunakan tulisan stenografi, sedangan untuk lembar LPT tulislah dengan rapi tampa coretan agar memudahkan pimpinan untuk membacanya.