Order Letter

 RINGKASAN MATERI

 Order Letter (Surat Pesanan)

 Order letter digunakan untuk memesan barang sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan oleh perusahaan baik dengan menggunakan formulir perintah resmi atau tidak. Ada dua cara dalam membuat order letter, yaitu:

              a.  Order without using official order form (pemesanan tanpa formulir pemesanan resmi

              b. Order by using official order form (pemesanan dengan formulir pemesanan resmi)

 Pemesanan tanpa menggunakan formulir pemesanan resmi dapat dilakukan dengan hanya menulis surat dengan semua rincian pesanan dengan langsung memasukkan ke dalam surat itu. Dengan demikian, surat ini berfungsi sebagai surat pemesanan, sehingga konten harus jelas, singkat dan langsung ke tujuan.

Sementara di perusahaan besar, secara umum, biasa dilakukan dengan menggunakan formulir pemesan resmi. Setiap kali Anda ingin membuat pesanan, Anda dapat mengisi kolom yang tersedia. Formulir pemesanan atau sering disebut pesanan pembelian (PO) biasanya terdiri dari:

 

1.      No. (number) (nomor)

2.      Unit price (harga per unit)

3.      Description/ items (barang)

4.      Amount (Jumlah)

5.      Quantity (jumlah banyak)

6.      Delivery date (tanggal pengiriman)

7.      Type (jenis)

8.      Terms of payment (cara pembayaran)

 Surat pesanan memiliki kepentingan yang besar, dalam paragraf pertama biasanya pemesan memberitahu sumber informasi produk yang akan dipesannya. Di dalam paragraf tersebut terdapat gagasan utama dari pembuatan surat untuk melakukan pemesanan. Kemudian disertakan paragraf penjelasan dari pemesan mengenai rincian barang maupun hal lain yang dipesan tentang kuantitas, ukuran, harga dan lainnya. Pada akhir paragraf, pemesan akan mencantumkan informasi mengenai pembayaran, lokasi, data pengiriman, tempat serta informasi spesifik lainnya.

Saat melakukan pemesanan melalui surat sebaiknya memperhatikan :

1.      Menyertakan rincian lengkap dari deskripsi, jumlah, serta jenis barang yang akan dipesan.

2.   Menyertakan rincian lengkap dari data diri sehingga pihak penyedia barang akan mengirimkan barang ke tempat tujuan pemesan dengan benar.

3.  Membuat kesepakatan dalam ketentuan pembayaran yang yang disepakati atas perjanjian jual-beli tersebut.

 

Beberapa contoh surat pesanan (order) dapat dilihat pada halaman berikut: