Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)
Menelepon adalah salah
satu aktivitas yang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan manusia, dengan
menggunakan perangkat elektronik kita dapat berhubungan informasi lisan dengan
orang dengan cepat dan mudah.D alam suatu perusahaan aktivitas hubungan
informasi telepon merupakan hal yang sangat penting, karna setiap perusahaan
yang terkait akan mendapatkan berbagai informasi dari perusahaan lain melalui
aktivitas telepon dari seorang sekretaris perusahaan.
Untuk itu seorang
sekretaris harus selalu standby di meja kerjanya untuk menerima berbagai
informasi dari beberapa clien dan consumer dari perusahan lain atau kantor
lain. Dalam penangan telpon masuk dan telpon keluar harus sudah
anda dikuasai oleh seorang sekretaris. Salah satunya tentang etika dalam
bertelepon serta prosudur atau langkah-langkah bertelepon yang baik dan
benar.
Penanganan telepon
masuk adalah kegiatan melayani panggilan telepon dari luar ke dalam kantor atau
perusahaan. Jadi telpon masuk dapat diartikan menerima informasi dari klien atau
konsumen dari pihak luar ke dalam kantor atau perusahaan kita.
Banyak sekali
langkah-langkah dalam penangan telepon masuk yang perlu kamu ketahui bagi
seorang sekretaris profesional, salah satu bagian yang paling penting adalah
isi pesan yang disampaikan oleh si penelepon, karna tujuan dari komunikasi
telepon adalah menyampaikan pesan dari seseorang keorang lain (dari pemberi
pesan ke penerima pesan) Isi pesan yang telah kamu terima harus kamu catat
dengan lengkap di block note, serta penyalinan ulang pesan pada lembar pesan
telepon (LPT) yang harus segera disampaikan oleh seorang sekretaris kepada
pimpinannya.
Apa lembar block note
dalam bertelepon? Lembar block
note adalah lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan oleh si
penelepon secara singkat dan padat, namun masih berbetuk coretan yang digunakan
sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada LPT (lemar pesan
telepon)
Untuk itu apabila
terdapat informasi yang tidak lengkap atau anda tidak memahaminya secara jelas,
hendaklah melontaran pertanyaan kepada pihak penelepon agar tidak terjadi
kesalahan dalam penyamapaian informasi nantinya. Agar proses pencatatan di
block note lebih cepat kamu harus menguasai penulisan yang cepat pula seperti
ilmu stenografi, karna tidak mungkin si penelepon harus mengejakan informasi ke
anda agar bisa dicatata di block note, atua anda terus memerintahkan
pengulangan informasi, hal ini kurang etis dilakukan bagi seorang sekretaris
profesional.
Apa itu lembar LPT
dalam bertelepon?
Lembar Pesan Telepon
(LPT) adalah lembar informasi pesan yang resmi yang ditujukan kepada si
penerima pesan (direktur, Bos, atau pimpinan kantor). semua informasi yang ada
pada LPT (lembar pesan telepon) harus sesuai dengan block note. Cara
penyerahan LPT (Lembar pesan telepon) ke pimpinan dengan cara diletakkan di
meja pimpinan atau direktur, namun demikian, kamu juga harus tetap
menginformasikan atau mengingatkan bos atau atasanmu.
Nah, dalam kesempatan
kali ini, admin akan mengulas bagaimana cara pencatatan pesan kedalam block
note serta bagaimana proses penyalinan ulang kedalam LPT agar mudah dimengerti
oleh pimpinan anda. Untuk memahami hal tersebut, mari kita simak ulasan berikut
ini.
Cara Mengisi Lembar Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)
dengan benar
Sebelum menerima
penangan telepon masuk, kamu harus sudah mempersiapkan lembar block note, karna
pesan yang disampaikan harus kamu catata secara lengkap, hendaklah seorang
sekretaris mengangkat ganggang telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan
kanan mencatat segala bentuk pesan yang disampaikan pada lembar block note.
Pencatatan informasi
pesan telepon ini hanya berlaku apabila si penerima pesan telepon tidak ada di
tempat atau pimpinan anda tidak ada di kantor atau perusahaan sehingga tidak
bisa disambungkan melain meninggalkan pesan telepon kepada anda yang akan anda
teruskan kepada pimpinan nantinya berupa lembar LPT.
Prosudur penangan
telpon masuk ketika pimpinan tidak ada ditempat dimulai dengan tawarkan untuk
meninggalkan pesan, salanjutnya catat pesan di block note, salanjutnya
konfirmasi pesan agar lebih jelas, selanjutnya tanyakan informasi lain, bila
ada, langkah selanjutnya yakinkan pesan akan segera anda sampaikan, selanjutnya
ucapkan terima kasih dan salam, selanjutnya tutup ganggang telepon dengan
pelan, baru selanjutnya menyalin informasi yang kamu peroleh di block note ke
LPT serta serahkan lembar LPT kepada pimpinan.
Jadi antara block note
dan lembar LPT harus saling berkesinambungan, agar dapat mengisi lembar LPT
dengan benar tentu kamu harus mencatat informasi pesan dengan lengkap
pada block note. Berikut ini cara penulisan block note dan LPT, ulasannya
sebagai berikut.
#Cara pencatatan pesan
ke block note dangang lengkap
Ketika akan mengangkat
sebuah telepon masuk, maka kamu harus telah standby dengan pena dan block
notemu. Dalam pencatatan block note, kamu harus mencatan beberapa isi pesan
dengan lengkap, setidaknya kamu harus mencantumkan 9 isi penting dalam block
note yang terdiri dari.
- Hari dan tangal proses telpon
tejadi
- Kepada siapa isi pesan itu
ditujukan
- Waktu terjadinya proses telpon
terjadi
- Dari siapa pesan itu di buat
- Jabatan si pembuat pesan
- Dari perusahaan atau kantor
mana si pembuat pesan dengan alamat yang jelas
- Nomor telepon
- isi pesan yang akan
disampaikan, isi pesan sangat bervariasi tergantung apa yang disampaikan
oleh sipenelpon, tetapi jika jenis isi pesan berupa agenda pertemuan atua
rapat atau sejenisnya, maka kamu harus mencatumkan isi pesan dengan hari
dan tanggal pertemuan, waktu serta tempat lokasi rapat diselenggarakan.
- Dan yang terakhir yaitu tanggal
batas konfirmasi pesan oleh perusahan anda
Berikut ini contoh
dari block note yang di sampaikan oleh perusahan PT Udang galah oleh bapak Syamsul
Bahri kepada bapak Rendi Komarudin (ka. Bag. Pemasaran di kantor anda), dengan
maksud pesan yaitu ingin mengadakan jamuan makan siang pada hari minggu,
tanggal 29 Agustus 2021, pukul 12.00 WIB di Restoran Sunda Rasa, Jl.
Siliwangi No.445 Bandung, konfirmasi pesan paling lambat hari sabtu pada
tanggal 28 Agustus 2021.
|
Block note Ibu Fika, sekr. Bpk. Syamsul Bahri
dir. PT Udang galah Bpk. Syamsul Bahri mengundang Bpk.
Rendi Komarudin untuk makan siang di Res, Sunda Rasa Jl. Siliwangi No.445
Bandung. Hari minggu, 29-08-2021, jam 12.00. Bpk. Syamsul Bahri menunggu
konfirmasi paling lambat hari sabtu. Tel 08534487654, Jl. Udang Tampoi
V No. 333 A, Jambi Jumat, 20-08-2021
09.30 |
#Cara penyalinan pesan ke LPT (lembar pesan telepon) dengan benar
Untuk dapat mengisi
lembar LPT (lembar pesan telepon) kamu harus menyesuaian dengan infromasi yang
kamu dapatkan di Block note, untuk pengisian LPT cukuplah mudah karna kamu
hanya perlu menyalin kembali informasi yang ada diblock note kedalam lembar
pesan telepon (LPT), yang perlu kamu perhatikan dalam penulisan lembar LPT
adalah pesan yang ditulis haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting –
penting saja yang perlu kamu tulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi
yang telah diisi sesuai dengan block note di atas.
|
LEMBAR PESAN TELEPON |
|
|
Hari/tanggal : Jumat,
20 Agustus 2021 Kepada
: Bpk. Rendi Komarudin Jabatan
: Ka. Bag. Pemasaran |
Waktu
: 09.30 Dari
: Bpk. Syamsul Bahri Jabatan
: Direktur Perusahaan
: PT Udang Galah No. Telepon
: 08534487654 |
|
PESAN
Diundang makan siang, pada : Hari, tanggal : Minggu,
29 Agustus 2021 Waktu :
12.00 WIB Tempat
: Restoran Sunda Rasa, Jl. Siliwangi No.445 Bandung
Konfirmasi ditunggu pada hari sabtu,
28 Agustus 2021 |
|
|
Diterima oleh :
Desi Mardianti / Sekretaris |
|
Nah, sekarang kamu
sudah tahu bukan bagaimana cara mengisi pesan ke dalam block note dan LPT,
intinya seluruh pesan yang disampaikan oleh penelepon harus tercantum dalam
kedua lembar tersebut.
Tips – agar dapat mencatat pesan yang disampaikan dengan cepat
berlatihlah terus menulis dengan cepat menggunakan tulisan stenografi, sedangan
untuk lembar LPT tulislah dengan rapi tampa coretan agar memudahkan pimpinan
untuk membacanya.
