Mengisi Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)

 Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT)

Menelepon adalah salah satu aktivitas yang tidak bisa dipisahkan dalam kehidupan manusia, dengan menggunakan perangkat elektronik kita dapat berhubungan informasi lisan dengan orang dengan cepat dan mudah.D alam suatu perusahaan aktivitas hubungan informasi telepon merupakan hal yang sangat penting, karna setiap perusahaan yang terkait akan mendapatkan berbagai informasi dari perusahaan lain melalui aktivitas telepon dari seorang sekretaris perusahaan.

Untuk itu seorang sekretaris harus selalu standby di meja kerjanya untuk menerima berbagai informasi dari beberapa clien dan consumer dari perusahan lain atau kantor lain.  Dalam penangan telpon masuk dan telpon keluar harus sudah  anda dikuasai oleh seorang sekretaris. Salah satunya tentang etika dalam bertelepon serta prosudur atau langkah-langkah bertelepon yang baik dan  benar. 

Penanganan telepon masuk adalah kegiatan melayani panggilan telepon dari luar ke dalam kantor atau perusahaan. Jadi telpon masuk dapat diartikan menerima informasi dari klien atau konsumen dari pihak luar ke dalam kantor atau perusahaan kita.

Banyak sekali langkah-langkah dalam penangan telepon masuk yang perlu kamu ketahui bagi seorang sekretaris profesional, salah satu bagian yang paling penting adalah isi pesan yang disampaikan oleh si penelepon, karna tujuan dari komunikasi telepon adalah menyampaikan pesan dari seseorang keorang lain (dari pemberi pesan ke penerima pesan) Isi pesan yang telah kamu terima harus kamu catat dengan lengkap di block note, serta penyalinan ulang pesan pada lembar pesan telepon (LPT) yang harus segera disampaikan oleh seorang sekretaris kepada pimpinannya.

 

Apa lembar block note dalam bertelepon? Lembar block note adalah lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan oleh si penelepon secara singkat dan padat, namun masih berbetuk coretan yang digunakan sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada LPT (lemar pesan telepon)

Untuk itu apabila terdapat informasi yang tidak lengkap atau anda tidak memahaminya secara jelas, hendaklah melontaran pertanyaan kepada pihak penelepon agar tidak terjadi kesalahan dalam penyamapaian informasi nantinya. Agar proses pencatatan di block note lebih cepat kamu harus menguasai penulisan yang cepat pula seperti ilmu stenografi, karna tidak mungkin si penelepon harus mengejakan informasi ke anda agar bisa dicatata di block note, atua anda terus memerintahkan pengulangan informasi, hal ini kurang etis dilakukan bagi seorang sekretaris profesional.

Apa itu lembar LPT dalam bertelepon?

Lembar Pesan Telepon (LPT) adalah lembar informasi pesan yang resmi yang ditujukan kepada si penerima pesan (direktur, Bos, atau pimpinan kantor). semua informasi yang ada pada LPT (lembar pesan telepon) harus sesuai dengan block note.  Cara penyerahan LPT (Lembar pesan telepon) ke pimpinan dengan cara diletakkan di meja pimpinan atau direktur, namun demikian, kamu juga harus tetap menginformasikan atau mengingatkan bos atau atasanmu.

Nah, dalam kesempatan kali ini, admin akan mengulas bagaimana cara pencatatan pesan kedalam block note serta bagaimana proses penyalinan ulang kedalam LPT agar mudah dimengerti oleh pimpinan anda. Untuk memahami hal tersebut, mari kita simak ulasan berikut ini.

 

Cara Mengisi Lembar Block Note dan Lembar Pesan Telepon (LPT) dengan benar

 

Sebelum menerima penangan telepon masuk, kamu harus sudah mempersiapkan lembar block note, karna pesan yang disampaikan harus kamu catata secara lengkap, hendaklah seorang sekretaris mengangkat ganggang telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan mencatat segala bentuk pesan yang disampaikan pada lembar block note.

Pencatatan informasi pesan telepon ini hanya berlaku apabila si penerima pesan telepon tidak ada di tempat atau pimpinan anda tidak ada di kantor atau perusahaan sehingga tidak bisa disambungkan melain meninggalkan pesan telepon kepada anda yang akan anda teruskan kepada pimpinan nantinya berupa lembar LPT.

 

Prosudur penangan telpon masuk ketika pimpinan tidak ada ditempat dimulai dengan tawarkan untuk meninggalkan pesan, salanjutnya catat pesan di block note, salanjutnya konfirmasi pesan agar lebih jelas, selanjutnya tanyakan informasi lain, bila ada, langkah selanjutnya yakinkan pesan akan segera anda sampaikan, selanjutnya ucapkan terima kasih dan salam, selanjutnya tutup ganggang telepon dengan pelan, baru selanjutnya menyalin informasi yang kamu peroleh di block note ke LPT serta serahkan lembar LPT kepada pimpinan.

Jadi antara block note dan lembar LPT harus saling berkesinambungan, agar dapat mengisi lembar LPT dengan benar tentu kamu  harus mencatat informasi pesan dengan lengkap pada block note. Berikut ini cara penulisan block note dan LPT, ulasannya sebagai berikut.

 

#Cara pencatatan pesan ke block note dangang lengkap

Ketika akan mengangkat sebuah telepon masuk, maka kamu harus telah standby dengan pena dan block notemu. Dalam pencatatan block note, kamu harus mencatan beberapa isi pesan dengan lengkap, setidaknya kamu harus mencantumkan 9 isi penting dalam block note yang terdiri dari.

1. Hari dan tangal proses telpon tejadi
2. Kepada siapa isi pesan itu ditujukan
3. Waktu terjadinya proses telpon terjadi
4. Dari siapa pesan itu di buat
5. Jabatan si pembuat pesan
6. Dari perusahaan atau kantor mana si pembuat pesan dengan alamat yang jelas
7. Nomor telepon
8. isi pesan yang akan disampaikan, isi pesan sangat bervariasi tergantung apa yang disampaikan oleh sipenelpon, tetapi jika jenis isi pesan berupa agenda pertemuan atua rapat atau sejenisnya, maka kamu harus mencatumkan isi pesan dengan hari dan tanggal pertemuan, waktu serta tempat lokasi rapat diselenggarakan.
9. Dan yang terakhir yaitu tanggal batas konfirmasi pesan oleh perusahan anda

Berikut ini contoh dari block note yang di sampaikan oleh perusahan PT Udang galah oleh bapak Syamsul Bahri kepada bapak Rendi Komarudin (ka. Bag. Pemasaran di kantor anda), dengan maksud pesan yaitu ingin mengadakan jamuan makan siang pada hari minggu, tanggal 29 Agustus 2021, pukul 12.00 WIB di Restoran Sunda Rasa,  Jl. Siliwangi No.445 Bandung, konfirmasi pesan paling lambat hari sabtu pada tanggal 28 Agustus 2021.

Block note   Ibu Fika, sekr. Bpk. Syamsul Bahri dir. PT Udang galah   Bpk. Syamsul Bahri mengundang Bpk. Rendi Komarudin untuk makan siang di Res, Sunda Rasa Jl. Siliwangi No.445 Bandung. Hari minggu, 29-08-2021, jam 12.00. Bpk. Syamsul Bahri menunggu konfirmasi paling lambat hari sabtu.   Tel 08534487654, Jl. Udang Tampoi V No. 333 A, Jambi                                                                                                            Jumat, 20-08-2021                                                                                                            09.30

#Cara penyalinan pesan ke LPT (lembar pesan telepon) dengan benar

Untuk dapat mengisi lembar LPT (lembar pesan telepon) kamu harus menyesuaian dengan infromasi yang kamu dapatkan di Block note, untuk pengisian LPT cukuplah mudah karna kamu hanya perlu menyalin kembali informasi yang ada diblock note kedalam lembar pesan telepon (LPT), yang perlu kamu perhatikan dalam penulisan lembar LPT adalah pesan yang ditulis haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting – penting saja yang perlu kamu tulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah diisi sesuai dengan block note di atas.

LEMBAR PESAN TELEPON
Hari/tanggal : Jumat, 20 Agustus 2021 Kepada         : Bpk. Rendi Komarudin Jabatan        : Ka. Bag. Pemasaran	Waktu            : 09.30 Dari               : Bpk. Syamsul Bahri Jabatan          : Direktur Perusahaan    : PT Udang Galah No. Telepon    : 08534487654
PESAN   Diundang makan siang, pada : Hari, tanggal : Minggu, 29 Agustus 2021 Waktu            : 12.00 WIB Tempat          : Restoran Sunda Rasa, Jl. Siliwangi No.445 Bandung   Konfirmasi ditunggu pada hari sabtu, 28 Agustus 2021
Diterima oleh : Desi Mardianti / Sekretaris

 

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan bagaimana cara mengisi pesan ke dalam block note dan LPT, intinya seluruh pesan yang disampaikan oleh penelepon harus tercantum dalam kedua lembar tersebut.

 

Tips – agar dapat mencatat pesan yang disampaikan dengan cepat berlatihlah terus menulis dengan cepat menggunakan tulisan stenografi, sedangan untuk lembar LPT tulislah dengan rapi tampa coretan agar memudahkan pimpinan untuk membacanya.